Pekerjaan Administrasi Kantor Apa Saja

Apa yang Sales Admin (Administrasi Penjualan) kerjakan?

Posisi Sales Admin adalah peluang menarik bagi individu yang termotivasi dan berorientasi pada layanan pelanggan untuk bergabung dengan organisasi yang dinamis dan berkembang pesat. Sales Admin akan bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administrasi dan layanan pelanggan kepada tim penjualan. Kandidat yang ideal ialah mereka yang sangat terorganisir, mahir dalam perangkat lunak penjualan serta sistem manajemen pelanggan, dan memiliki keterampilan komunikasi dan pemecahan masalah yang sangat baik. Kandidat yang berhasil akan berfokus pada kepuasan pelanggan dan akan membantu organisasi memenuhi dan melampaui target penjualannya.

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam perusahaan modern, pekerjaan administrasi juga sering terlibat dalam manajemen sumber daya manusia (SDM). Tugas ini meliputi pengelolaan data karyawan, pengaturan jadwal cuti, hingga proses rekrutmen. Teknologi telah membuat tugas-tugas administrasi SDM menjadi lebih cepat dan lebih mudah, seperti penggunaan software HRIS (Human Resource Information System) untuk mengelola data karyawan.

Sebagai seorang staf administrasi, kamu bisa bertanggung jawab untuk memantau absensi, mengatur penggajian, atau mendukung proses rekrutmen. Hal ini memastikan perusahaan memiliki data yang akurat dan karyawan yang bekerja sesuai dengan kebijakan yang ada.

Baca Juga: Panduan Menjadi Seorang Administrasi Bisnis untuk Pemula yang Efektif

Bersifat Pelayanan

Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.

Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.

Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.

Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.

Pengaturan Jadwal dan Rapat

Tugas Administrasi Perkantoran

Tak sekadar surat-menyurat, berikut ini adalah beberapa tugas yang diemban oleh karyawan-karyawan bagian administrasi perkantoran.

1. Melakukan input data

Input data merupakan salah satu tugas fundamental seorang admin kantor. Input data ini adalah cara perusahaan untuk mengolah data/informasi yang dikumpulkan—baik dalam bentuk formulir, dokumen, non-dokumen, atau dalam bentuk lainnya, lalu mengolahnya menjadi bentuk dokumen.

2. Mengelola dokumen kantor

Dokumen adalah aset penting bagi perusahaan. Karenanya, perlu seseorang yang bisa dipercaya dan memiliki kemampuan untuk mengelola dokumen perusahaan dengan baik.

3. Menerima panggilan telepon

Admin kantor juga menerima panggilan telepon dari pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Karena alasan inilah, penting bagi seorang admin kantor untuk memiliki skill komunikasi yang baik.

4. Mengarsip dan merekap data yang masuk

Tak hanya input data, tugas administrasi perkantoran juga berkaitan dengan pengarsipan serta perekapan data yang masuk. Dengan proses ini, divisi lain di perusahaan atau stakeholder bisa menggunakan data yang sudah diarsip dan direkap tanpa perlu mengolah data lagi.

5. Menyiapkan perlengkapan serta peralatan kantor

Tidak hanya surat menyurat, admin kantor juga memegang tanggung jawab dalam notulensi penyediaan perlengkapan serta peralatan kantor. Nantinya, notulensi ini bisa dijadikan sebagai bahan laporan yang perlu diketahui pihak atasan serta para stakeholder.

6. Menyiapkan akomodasi perkantoran

Selain lima tugas di atas, admin kantor juga menyiapkan meeting, menyiapkan akomodasi dan tiket perjalanan dinas, serta mengurus peminjaman ruangan.

Contoh agenda yang bisa dibuat oleh admin kantor misalnya seperti agenda meeting dengan klien. Nantinya, admin kantor juga akan menyediakan apa saja yang dibutuhkan untuk mengadakan meeting dengan klien.

Nah, itulah tugas-tugas administrasi perkantoran selain surat-menyurat yang perlu Anda ketahui. Dari penjelasan di atas, jelas bahwa keberadaan admin kantor merupakan hal yang krusial bagi keberlangsungan perusahaan.

Tanpa adanya admin kantor, maka hal-hal seperti pembuatan surat menyurat, pengelolaan dokumen, membuat agenda, serta input data bisa terbengkalai. Lagi-lagi, ini bisa berdampak tidak baik bagi perusahaan.

integrasolusi.com – Jika berbicara tentang admin kantor, mungkin gambaran yang terlintas di pikiran Anda adalah karyawan perusahaan yang bertugas untuk mengurus pembuatan dan pengelolaan surat menyurat. Walaupun pemahaman tersebut benar adanya, tugas administrasi perkantoran ternyata tidak hanya berkaitan dengan surat-menyurat, lho.

Untuk membuka wawasan Anda, mari kita bahas beragam tugas administrasi perkantoran. Selain surat menyurat, masih ada banyak tugas penting yang menjadi tanggung jawab seorang admin kantor. Tanpa keberadaan admin kantor, operasional kantor mungkin akan terhambat.

Pengelolaan Surat-Menyurat

Pengelolaan Komunikasi Internal dan Eksternal

Pekerjaan administrasi dalam perusahaan modern juga sering berkaitan dengan pengelolaan komunikasi internal dan eksternal. Tugas ini meliputi pengaturan jadwal pertemuan, mengirimkan email penting, dan mendokumentasikan percakapan bisnis yang ada. Dalam era digital ini, komunikasi sering dilakukan melalui berbagai platform, mulai dari email hingga aplikasi komunikasi seperti Slack atau Microsoft Teams.

Sebagai staf administrasi, kamu mungkin akan diminta untuk mengatur jadwal rapat atau konferensi video, serta mengelola korespondensi dengan klien dan rekan bisnis. Pekerjaan ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik dan memastikan komunikasi berjalan tanpa hambatan.

Contoh Pekerjaan di Bagian Administrasi dalam Perusahaan Modern

Berikut ini contoh pekerjaan di bagian administrasi dalam perusahaan modern:

Pengelolaan Data dan Informasi

Baca juga: Peraturan Ketenagakerjaan: Gaji, Perjanjian kerja, Waktu Istirahat, dan Cuti

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang administrasi perkantoran, tujuan, ruang lingkup, dan juga fungsi dari administrasi perkantoran.

Untuk memudahkan proses administrasi, baik itu admin kantor, pergudangan, atau perbankan, Anda bisa menerapkan dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini.

Salah satunya adalah dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan akurat.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur dan modul luar biasa yang tersedia di dalamnya agar kegiatan bisnis Anda bisa berjalan lebih efektif dan efisien.

Ayo coba Accurate Online sekarang juga dengan klik banner di bawah ini, gratis!

Tujuan Administrasi Perkantoran

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari admin kantor adalah agar tujuan perusahaan bisa tercapai secara efisien dan efektif, dan bisa memenuhi syarat dari hal ekonomi, teknis, dan juga psikologis.

Tujuan administrasi perkantoran secara lengkap adalah sebagai berikut:

Baca juga: PMTK dalam PHK Karyawan, Ini Pengertian dan Ketentuannya!